Как проверить самозанятого перед оплатой: статус, чек и риски
Как убедиться, что исполнитель действительно применяет НПД, что делать, если статус слетел, и какой чек считается корректным для расходов.
Редакция Proverio · · 9 минут
Короткий ответ: статус плательщика налога на профессиональный доход проверяется по ИНН исполнителя на дату выплаты, а факт оплаты подтверждается чеком из приложения «Мой налог». Если хотя бы одного из двух элементов нет, налоговая может переквалифицировать отношения и доначислить НДФЛ и страховые взносы заказчику.
Опасность в том, что статус самозанятого не постоянный: человек может сняться с учета сам, потерять право на НПД при превышении лимита дохода или зарегистрировать ИП на другом режиме. Проверка «один раз при подписании договора» не защищает — важна дата каждой выплаты.
Какие данные нужны для проверки
- ИНН исполнителя — основной идентификатор для проверки статуса
- ФИО как в паспорте — для сверки с реквизитами договора
- Дата выплаты — статус проверяется именно на нее
- Номер и дата чека из «Мой налог» после оплаты
Пошаговый алгоритм
- До подписания договора: проверьте статус НПД по ИНН и сохраните результат с датой
- Пропишите в договоре обязанность уведомить об утрате статуса в течение 3 дней и выдавать чек
- Перед каждой выплатой: повторите проверку статуса на дату платежа
- После оплаты: получите чек и сверьте сумму, дату и ИНН заказчика в нем
- Храните пару «скрин проверки + чек» весь срок хранения первички
Как читать результат
Положительный результат — исполнитель числится плательщиком НПД на нужную дату. Это значит, что удерживать НДФЛ и платить взносы не нужно, а расход подтверждается чеком. Отрицательный результат — статуса нет: либо человек снялся с учета, либо ИНН указан с ошибкой, либо превышен лимит дохода в 2,4 млн рублей за год.
Отдельный сигнал — исполнитель зарегистрирован как ИП. Тогда важно понять, применяет он НПД или другой режим: от этого зависит и налоговая нагрузка, и комплект документов. Заодно стоит проверить, нет ли у ИП долгов и признаков банкротства, если вы платите аванс.
Частые ошибки
- Проверка только при заключении договора, а не перед каждой выплатой
- Работа с бывшим сотрудником — НПД нельзя применять к заказчику, у которого человек работал последние два года
- Оплата без чека «по договоренности» — расход не подтверждается
- Договор с признаками трудового: график, рабочее место, оклад, подчинение
- Чек аннулирован исполнителем после оплаты, а заказчик этого не отследил
Если исполнитель утратил статус, а работы продолжаются — выплату нужно проводить как обычному физлицу с НДФЛ и взносами либо оформлять с ним ИП. Молчание обходится дороже.
Чек-лист перед оплатой
- Статус НПД подтвержден на дату платежа
- ИНН в договоре и в чеке совпадают
- Сумма и назначение платежа соответствуют акту
- Человек не был вашим сотрудником последние два года
- Годовой доход исполнителя не приближается к лимиту
- Чек получен и сохранен в бухгалтерии