Должная осмотрительность при выборе контрагента: полный чек-лист
Что налоговая понимает под должной осмотрительностью, какие документы собирать, как оформить досье контрагента и чем защититься при доначислениях.
Редакция Proverio · · 11 минут
Короткий ответ: должная осмотрительность — это доказуемый набор действий, которые компания совершила до сделки, чтобы убедиться в реальности контрагента и его способности исполнить договор. Ключевое слово здесь «доказуемый»: важна не сама проверка, а сохраненное досье с датами.
Спор с налоговой всегда сводится к одному вопросу: знали или должны были знать. Если у вас есть отчет от даты до подписания договора, деловая переписка и обоснование выбора поставщика, позиция сильная. Если проверка сделана задним числом — она не работает.
Что именно проверять
- Статус в реестре и отсутствие отметок о недостоверности сведений
- Полномочия подписанта: выписка, устав, приказ или доверенность
- Массовость адреса и руководителя, дисквалификация директора
- Налоговая задолженность и приостановки по счетам
- Исполнительные производства и судебная нагрузка
- Дела о банкротстве и заявления кредиторов
- Финансовая отчетность: выручка, убытки, чистые активы
- Ресурсы под договор: штат, лицензии, СРО, техника
- Реестр недобросовестных поставщиков
Как собрать досье контрагента
Досье — это папка на каждого поставщика, где лежат отчет о проверке с датой, копии учредительных документов, подтверждение полномочий подписанта, коммерческое предложение и переписка. Добавьте короткую служебную записку: почему выбрали именно этого контрагента и какие альтернативы рассматривали.
- Отчет о проверке на дату до подписания договора
- Выписка из реестра и устав
- Документ о полномочиях подписанта
- Коммерческое предложение и переписка о цене и сроках
- Обоснование выбора поставщика
- Повторная проверка при продлении договора
Уровни проверки по сумме сделки
- До 300 тыс. рублей — базовая проверка статуса, долгов и подписанта
- От 300 тыс. до 5 млн — расширенный отчет с финансами, судами и связями
- Свыше 5 млн или длящийся договор — полный отчет, выезд или встреча, проверка ресурсов и повторная проверка каждые полгода
Регламент проверки, утвержденный приказом по компании, сам по себе усиливает позицию: он показывает, что осмотрительность — это система, а не разовая реакция.
Частые ошибки
- Проверка только на старте отношений, без повторов
- Отсутствие даты и подтверждения того, когда именно проверяли
- Подпись договора неуполномоченным лицом
- Игнорирование признаков технической компании: нет штата, нулевая отчетность, свежая регистрация
- Единый подход к сделке на 50 тысяч и на 50 миллионов